Arboga kommune i Sverige ønsket støtte til å dele aktuell og tilpasset informasjon i kommunens bofellesskap for personer med nedsatt funksjonsevne. Høsten 2021 ble kognitiv støtte anskaffet i form av det digitale tids- og planleggingsverktøyet MEMOplanner. Resultatet ble så bra at kommunen nå utstyrer ytterligere fire bofellesskap med samme velferdsteknologiløsning.
Høsten 2021 kjøpte Arboga kommune i Sverige inn Abilias digitale tids- og planleggingsstøtte MEMOplanner til fire av kommunens bofellesskap for personer med nedsatt funksjonsevne. Kommunen hadde behov for en løsning der virksomhetsfelles informasjon var tilpasset, aktuell og lett tilgjengelig. Det er også viktig at informasjonen fortsatt er der, i motsetning til å fortelle noe som senere blir glemt, eller å dele ut papir som kan forsvinne.
MEMOplanner er en kognitiv støtte som skaper struktur, oversikt, tidsforståelse og hukommelsesstøtte. Det gir forutsigbarhet i hverdagen, noe som reduserer stress og vanligvis øker motivasjonen.
Da Arboga kommune evaluerte hvordan det har vært å ha MEMOplanner i bofellesskapene, var konklusjonen at det har vært svært positivt. Personalet har fremfor alt sett at det fører til økt selvstendighet, delaktighet og trygghet hos hvert enkelt individ.
Med denne evalueringen landet kommunen på at de vil ha MEMOplanner i ytterligere tre av sine bofellesskap. I dag finnes MEMOplanner i kommunens seks gruppeboliger, inkludert et helt nytt bofellesskap som fikk støtte fra starten av, samt kommunens korttidsbolig for barn og unge.
I ett av de fire bofellesskapene som først fikk MEMOplanner arbeider Susanne Lassila sammen med fem kolleger. I bofellesskapet har de plassert MEMOplanner i fellesrommet. Den er lett tilgjengelig for alle, siden det er et sted både personale og beboere oppholder seg. Informasjonen som legges inn handler om personale, felles aktiviteter, felles måltider, høytidsdager og bursdager. Bilder som legges inn spiller en viktig rolle for å tydeliggjøre kommunikasjon og åpne opp for dialog.
Gir trygghet, selvbestemmelse, selvstendighet og delaktighet
Susanne er utdannet støttepedagog og har hatt en betydelig rolle i å implementere velferdsteknologi i gruppeboligen. Dette sier hun om MEMOplanner og hva den har betydd for beboerne:
«Snart ble det tydelig at MEMOplanner er stedet der beboerne går for å finne informasjon. Det handler om hvilken mat som skal serveres, hvilke aktiviteter som skal skje i løpet av dagen eller hvem i personalet som er til stede. Vi ser at beboerne har økt selvstendighet, som kommer av at de er tryggere når de vet hva som skal skje. Og hvis de ikke vet hva de skal gjøre, vet de hvor de kan finne informasjon. MEMOplanner synliggjør og gir trygghet, selvbestemmelse, selvstendighet og delaktighet.»
Susanne fortsetter: «Den typen spørsmål vi har fått tidligere, er det blitt mindre av. Som et resultat kan det gi mulighet for mer dialog i stedet for bare spørsmål og svar, så i tillegg til at MEMOplanner er et kognitivt hjelpemiddel, fungerer det også som kommunikasjonsstøtte.»
Forbedret virksomhet med kognitive hjelpemidler
Å innføre velferdsteknologi i virksomheten innebærer endringer i arbeidsmåter, og Susanne synes det har gått bra.
«Jeg opplever at det har vært lett å få MEMOplanner inn i virksomheten vår, og alle kolleger har vært engasjert. Ingen direkte vanskeligheter, det har bare rullet på. Vi i personalgruppen har gjort endringer i arbeidsstrukturen, og det er en trygghet også for oss når vi vet at det alltid er aktuell og oppdatert informasjon», fortsetter Susanne.
Før implementeringen av MEMOplanner i de tre nye bofellesskapene i Arboga kommune, mottok leder for bofellesskapet Cecilia Ring-Moberg bistand til innføringen fra Susanne. Da Emilie Gerde fra Abilia holdt introduksjonsopplæring for personale og støttepedagoger på de nye gruppeboligene i kommunen, var også Susanne på plass. Hun delte sine erfaringer med å innføre MEMOplanner på arbeidsplassen, og hun ga konkrete tips til en vellykket implementering.
Tips til implementering av MEMOplanner i virksomheten
Her er noen av Susannes tips til vellykket implementering:
- Sett av tid. Det tar tid i begynnelsen å implementere noe nytt.
- Involver alle i personalet ved oppstart.
- Sørg for at alle i personalet lærer seg verktøyet og er trygge på hvordan det brukes.
- Alle i personalet er ansvarlige og har som oppgave å sørge for at informasjonen er oppdatert – ikke bare ha én person utpekt som ansvarlig.
- Skap en struktur for hvordan dere skal jobbe med MEMOplanner, for eksempel bestem en dag i uken der dere legger inn aktiviteter og mat for uken som kommer.
- Ha en plan fremover. Det er viktig å gjøre hva du kan, og lære underveis. Tenk langsiktig, men ta korte steg. Det er bedre at litt fungerer i starten av enn at ingenting fungerer.
- Få beboerne/deltakerne til å være med ved oppdateringer. Det gjør at de blir mer delaktige.
I tillegg til tipsene ovenfor har Susanne følgende tips:
- Ta bilder ofte, slik at det er bilder i bildebanken som kan brukes – om ikke med en gang, så ved senere anledninger.
- Noen ganger skjer det noe som gjør at du blir forhindret fra å oppdatere MEMOplanner gjennon arbeidsdagen. Husk å sikre at noen andre i personalet gjør endringene som du ikke selv har rukket å gjøre.
Som virksomhetsleder i Arboga kommune tok Cecilia Ring-Moberg beslutningen om å ta inn MEMOplanner. Cecilia hadde fått kunnskap om MEMOplanner, og hun så at omsorgen ville bli bedre i bofellesskapene. Investeringen ble gjort ved hjelp av digitaliseringsmidler. Når virksomhetene har fått rutiner i arbeidet med MEMOplanner og beboerne har blitt mer selvstendige, trygge og delaktige, har personalet opplevd et endret behovsmønster. De spørsmålene som tidligere var tilbakevendende, og der svarene nå finnes i MEMOplanner, blir ikke lenger spurt i like stor grad. I stedet er det blitt bedre kommunikasjon mellom beboere og personale.
Cecilia sier: «Når informasjonen er tilgjengelig over tid og gir svar på spørsmål som beboerne har, minsker usikkerheten som ellers kan oppstå. Det kan være vanskelig å formidle spørsmålet, og det kan bli usikkerhet i svaret, noe som kan føre til at beboeren spør en annen i personalet. Det kan resultere i et svar som skaper ytterligere usikkerhet. Det blir høye krav å stille til personer som har vansker med å sortere og beholde informasjon, synes jeg.»
Emilie fra Abilia som holdt kurset for personalet, sier: «Jeg blir inspirert av å se at personalet verdsetter velferdsteknologi generelt og vår tids- og planleggingsstøtte spesifikt, at de er motiverte til å tenke nytt og at de har skapt nye arbeidsrutiner der MEMOplanner har blitt en sentral del av virksomheten. Det gjør det så mye lettere å oppnå forbedringer i virksomheten og for enkeltpersonene som har behov for støtte.»
